بسیاری از افراد هنوز فرض میکنند که بین داده، اطلاعات و دانش، آگاهی و حقیقت موجود در سازمان تفاوتی وجود ندارد. در حالیکه در بسیاری از تحقیقات انجام گرفته بیان کردهاند که بین این سازهها تفاوتهای بسیاری وجود دارد (ویکوم و تئوبالد[۱]، ۲۰۱۰). برای اینکه با مفاهیمی همچون دادهها (Data)، اطلاعات (Informaation)، دانش (Knowledge)، آگاهی (Wisdom) و حقیقت (Truth) که اساس پژوهش حاضر نیز بر اساس آنها شکل گرفته است، آشنا شویم لازم است تا ابتدا به تعاریفی در رابطه با این سازهها بپردازیم و تفاوتهای آن ها را نیز بیان کنیم. و سپس به مقولههایی همچون سیستمها و سیستمهای اطلاعاتی، طبقهبندی آنها و … پرداخته میشود.
دادهها: واقعیتهای مجزا از اتفاقات و حوادث بدون ارتباط با زمان و مکان و مستقل از مفاهیم میباشند (تانسلی و توله[۲]، ۲۰۰۹). وقتی دادهای به ما ارائه میشود، سعی میکنیم روشی را برای نسبت دادن معنی و مفهوم خاص به آن بیابیم. دادهها در واقع شامل واقعیتها و اشکالی هستند که برای کاربر، بیمعنی میباشند. اگر عدد ۵ را بعنوان یک داده به ما بگویند، بلافاصله آن را در یک ترتیب و توالی به عدد کوچکتر ۴ و عدد بزرگتر ۶ ارتباط میدهیم تا آنرا بفهمیم.
اینکه مجموعهای از دادهها، اطلاعات نیست بدین مفهوم است که در صورتی که رابطهای بین دادههای یک مجموعه وجود نداشته باشد، عملاً امکان تداعی معانی و استخراج مفهوم منسجم از این دادهها فراهم نشده و بنابراین آنچه از این مجموعه بدون ربط با هم بدست میآید، خود نیز داده تلقی میگردد. در صورتی که اطلاعات در واقع فهمیدن رابطه بین بخشهای مختلف این مجموعه دادهها و یا این مجموعه دادهها با سایر اطلاعات در اختیار ما میباشد.
اطلاعات: وقتی که دادهها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات میشوند. پس اطلاعات، دادههای پردازش شده یا دادههایی با معنی میباشند. یا به عبارت دیگر، دادهها مواد اولیه هستند و به پردازش نیاز دارند تا به اطلاعات تبدیل شوند (صادقی مال امیری، ۱۳۸۹). اطلاعات دارای استقلال مفاهیم برای معانی خود میباشند و اشاره ضمنی اندکی به آینده دارند. فراتر از فهمیدن رابطه بین دادهها، که به اطلاعات منتهی میشود، درک رابطه بین اطلاعات و استخراج الگویی برای تولید مفهومی مستقل با قابلیت تکرار و پیش بینی مطرح است که منتهی به دانش میگردد.
تبدیل دادهها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود.پردازنده اطلاعات یکی از عنصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات میتواند شامل عناصر رایانهای، عناصر غیررایانه ای یا ترکیبی از آن دو باشد (مک لوید، ۱۳۸۷، ص ۱۶-۱۵). شاید بتوان اطلاعات را لایهای بین دو لایه دادهها و آگاهی دانست. دادهها مواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل میسازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل میکند (طالقانی، ۱۳۸۲، ص ۱۷۸).
اطلاعات در سیستمهای سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه میشود: ۱- دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت؛ ۲- روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستمهای عامل؛ ۳- روشهای انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره سازی و بازیابی.
اطلاعات، در محیط رقابتی امروزه، برگ برنده شرکتهای بزرگ تجاری میباشد و به عنوان منبعی حیاتی به شمار میرود (گوپتا[۳]، ۲۰۱۱، ص ۸). داشتن اطلاعات غنیتر، عامل برتری کشورها بر یکدیگر شناخته میشود (اسکندری و باقری، ۱۳۹۱). از آنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای شرکتهای چند ملیتی بزرگ غیر ممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پر کردن این خلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیمگیری است و امروزه پدیدهای چون انفجار اطلاعات، آلودگی اطلاعات و آنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم و منظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد. مدیران، همچنین به یکی از دو سبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند.
دانش: صرفاً مجموعهای از اطلاعات غیر مرتبط با یکدیگر نیست بلکه ارتباط منسجم و یکپارچه بین اطلاعات است. این الگوی استخراج شده از رابطه بین دادهها، اطلاعات و دانش (شکل ۲-۱)، در واقع یک مفهوم مستقل قابل درکی است که به نوبه خود از قابلیت اطمینان و پیش بینی و کامل بودن برخوردار بوده و دارای پویایی خاص خود میباشد. به عبارتی دانش عبارت است از تغییر داده به اطلاعات و سپس اطلاعات به دانش (گوتشالک[۴]، ۲۰۰۷؛ واکارو و همکاران[۵]، ۲۰۱۰).
آگاهی: وقتی پدید میآید که اصول اساسی بدست آمده از الگوهای معرف دانش، درک میگردند و این آگاهی فراتر از دانش، تمایل به ایجاد مفاهیم خاص خود را دارد.
اطلاعات، دانش، آگاهی و حقیقت چیزی فراتر از گردآوری صرف و مجموعه اجزا است و کل بدست آمده دارای برهم افزایی بیش از مجموع ساده اجزای تشکیل دهنده میباشد (آرانی، ۱۳۸۴).
۱ – Weikum & Theobald
[۲] – Tansley & Tolle
[۳]– Gupta
[۴]– Gottschalk
[۵]. Vaccaro et al
۲-۴-۲-۱٫ توسعه و کاربرد استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۲٫ بیان مزایای استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۳٫ مشخص کردن قابلیتهای سازمانی شده در سطح سازمان ودر نتیجه کسب مزیت رقابتی نسبت به رقبا در کسب و کارهای کوچک و متوسط.
۲-۴-۲-۴٫ شناسایی مکانیزمهای قابلیتهای سازمانی در شرکتهای مورد بررسی.