سیستم، گروهی از عناصر میباشد که به خاطر خواستۀ مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب میشوند (مک لوید[۱]، ۱۹۹۸، ص ۱۲). مثلا ًدر یک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانهای و اطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد با هم ترکیب میشوند. در هر سیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مکانیسم کنترل و در نهایت اهداف وجود دارند. بطوریکه حرکت سیستم بهطوری است که درونداد به برونداد، تبدیل میشود. در این میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل را برای اطمینان از رسسیدن به اهداف سیستم زیر نظر قرار میدهد. مکانیسم کنترل توسط حلقه بازخورد به جریان منابع متصل میشود. بطوریکه حلقه بازخورد اطلاعات را از برونداد سیستم کسب میکند و آن را برای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار میدهد. مکانیسم کنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبیق داده و منجر به علائمی به عنصر درونداد میشود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش را تغییر دهد.
برای مثال، وقتی سیستم، یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه میباشد؛ دروندادها، کتابها، مجلات، منابع الکترونیک و … میباشند و فرایند خدمتی فنی، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان مواد قابل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر و کارآمدتر به مراجعان و کاربران میباشد. مکانیسم کنترل در اینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مرکز خدمات فنی و مجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد و حلقه باز خورد در اینجا ارتباطات و روابطی است که شخص رئیس را با قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط میکند. هر سیستمی میتواند عملیات خود را کنترل کند. یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه باز خورد و عناصر اهداف یک سیستم حلقه باز نامیده میشود. یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده میشود ( همان منبع، ص ۱۳).
همانطور که میدانیم حلقهای که باز باشد، حلقه نیست. حال سیستمها را از جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دو دسته تقسیم میکنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته و سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است. البته قابل ذکر است که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد. یک زیر سیستم بهطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر میباشد. مثلاً در یک اتومبیل یک سیستم کلی وجود دارد بهنام اتومبیل و چندین سیستم فرعی و شاید درون آن سیستمهای فرعی، سیستمهای فرعیتری وجود داشته باشند. مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آنهم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد. وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر میباشد، سیستم بزرگتر سوپر سیستم یا فوق سیستم نامیده میشود. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، اما در عین حال قسمتی از یک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت میباشد که آنهم خود یک زیر سیستم دولت ملی میباشد. یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی میباشد. این شرکت از منابع فیزیکی تشکیل یافته است. یک سیستم اداراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی ( فکری ) چون اطلاعات و دادهها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده میکند. یک سیستم اداراکی عموماً یک تصویر ذهنی در ذهن مدیر میباشد مانند تصویر یا خطوطی که بر روی یک برگه کاغذ یا در شکل الکترونیکی ذخیره شده در رایانه (همان منبع، ص ۲۴ – ۲۳).
[۱]– Mcleod
۲-۴-۲-۱٫ توسعه و کاربرد استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۲٫ بیان مزایای استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۳٫ مشخص کردن قابلیتهای سازمانی شده در سطح سازمان ودر نتیجه کسب مزیت رقابتی نسبت به رقبا در کسب و کارهای کوچک و متوسط.
۲-۴-۲-۴٫ شناسایی مکانیزمهای قابلیتهای سازمانی در شرکتهای مورد بررسی.