پاسخ دادن به این سوال که چرا سازمان نظام اطلاعات سازمان را برگزیده است، ابتدا ساده به نظر میرسد. میتوان گفت که سازمانها برای کارایی بیشتر، صرفه جویی در منابع ارزشمند و کاهش نیروی کار و هزینهها، به این کار دست زدهاند. شاید در گذشته این پاسخ درست بوده است، ولی اکنون با همه اهمیت آن، تنها دلیل روی آوردن به نظامهای اطلاعات نیست. امروزه نیز در برپایی نظامهای اطلاعات انتظار افزایش کارایی و بهره وری مطرح است ولی کار به جایی رسیده است که بدون این نظامها ادامه کسب و کار ناشدنی است. برای تصمیمگیریهای سنجیده، برآوردن خواستههای رو به افزایش مشتریان، هماهنگی مالی و انسانی، ناچار به برقراری نظامهای اطلاعات در سازمانها هستیم. هدف پارهای از سازمانها نوآوری است و آن را امتیاز رقابتی خود میدانند. حتی گاهی در این راه به بازده مستقیم هزینه در نظام اطلاعات نمی اندیشند. در پارهای موارد نیز دگرگونی در مقررات دولتی و اجتماعی، عملکرد رقبا، و گسترش هزینههای عملیاتی، روی آوردن به نظام اطلاعات را ضروری و توجیه مینماید (لاودن و لاودن، ۱۳۸۴).
بطور خلاصه میتوان گفت که طی سالهای اخیر، مدیران به دو دلیل توجه روزافزونی به نظامهای اطلاعاتی و مدیریت اطلاعات در قالب اینگونه نظامها داشته اند.
۲-۴-۲-۱٫ توسعه و کاربرد استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۲٫ بیان مزایای استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۳٫ مشخص کردن قابلیتهای سازمانی شده در سطح سازمان ودر نتیجه کسب مزیت رقابتی نسبت به رقبا در کسب و کارهای کوچک و متوسط.
۲-۴-۲-۴٫ شناسایی مکانیزمهای قابلیتهای سازمانی در شرکتهای مورد بررسی.
سیستم، گروهی از عناصر میباشد که به خاطر خواستۀ مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب میشوند (مک لوید[۱]، ۱۹۹۸، ص ۱۲). مثلا ًدر یک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانهای و اطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد با هم ترکیب میشوند. در هر سیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مکانیسم کنترل و در نهایت اهداف وجود دارند. بطوریکه حرکت سیستم بهطوری است که درونداد به برونداد، تبدیل میشود. در این میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل را برای اطمینان از رسسیدن به اهداف سیستم زیر نظر قرار میدهد. مکانیسم کنترل توسط حلقه بازخورد به جریان منابع متصل میشود. بطوریکه حلقه بازخورد اطلاعات را از برونداد سیستم کسب میکند و آن را برای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار میدهد. مکانیسم کنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبیق داده و منجر به علائمی به عنصر درونداد میشود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش را تغییر دهد.
برای مثال، وقتی سیستم، یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه میباشد؛ دروندادها، کتابها، مجلات، منابع الکترونیک و … میباشند و فرایند خدمتی فنی، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان مواد قابل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر و کارآمدتر به مراجعان و کاربران میباشد. مکانیسم کنترل در اینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مرکز خدمات فنی و مجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد و حلقه باز خورد در اینجا ارتباطات و روابطی است که شخص رئیس را با قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط میکند. هر سیستمی میتواند عملیات خود را کنترل کند. یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه باز خورد و عناصر اهداف یک سیستم حلقه باز نامیده میشود. یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده میشود ( همان منبع، ص ۱۳).
همانطور که میدانیم حلقهای که باز باشد، حلقه نیست. حال سیستمها را از جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دو دسته تقسیم میکنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته و سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است. البته قابل ذکر است که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد. یک زیر سیستم بهطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر میباشد. مثلاً در یک اتومبیل یک سیستم کلی وجود دارد بهنام اتومبیل و چندین سیستم فرعی و شاید درون آن سیستمهای فرعی، سیستمهای فرعیتری وجود داشته باشند. مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آنهم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد. وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر میباشد، سیستم بزرگتر سوپر سیستم یا فوق سیستم نامیده میشود. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، اما در عین حال قسمتی از یک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت میباشد که آنهم خود یک زیر سیستم دولت ملی میباشد. یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی میباشد. این شرکت از منابع فیزیکی تشکیل یافته است. یک سیستم اداراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی ( فکری ) چون اطلاعات و دادهها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده میکند. یک سیستم اداراکی عموماً یک تصویر ذهنی در ذهن مدیر میباشد مانند تصویر یا خطوطی که بر روی یک برگه کاغذ یا در شکل الکترونیکی ذخیره شده در رایانه (همان منبع، ص ۲۴ – ۲۳).
[۱]– Mcleod
۲-۴-۲-۱٫ توسعه و کاربرد استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۲٫ بیان مزایای استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۳٫ مشخص کردن قابلیتهای سازمانی شده در سطح سازمان ودر نتیجه کسب مزیت رقابتی نسبت به رقبا در کسب و کارهای کوچک و متوسط.
۲-۴-۲-۴٫ شناسایی مکانیزمهای قابلیتهای سازمانی در شرکتهای مورد بررسی.
بسیاری از افراد هنوز فرض میکنند که بین داده، اطلاعات و دانش، آگاهی و حقیقت موجود در سازمان تفاوتی وجود ندارد. در حالیکه در بسیاری از تحقیقات انجام گرفته بیان کردهاند که بین این سازهها تفاوتهای بسیاری وجود دارد (ویکوم و تئوبالد[۱]، ۲۰۱۰). برای اینکه با مفاهیمی همچون دادهها (Data)، اطلاعات (Informaation)، دانش (Knowledge)، آگاهی (Wisdom) و حقیقت (Truth) که اساس پژوهش حاضر نیز بر اساس آنها شکل گرفته است، آشنا شویم لازم است تا ابتدا به تعاریفی در رابطه با این سازهها بپردازیم و تفاوتهای آن ها را نیز بیان کنیم. و سپس به مقولههایی همچون سیستمها و سیستمهای اطلاعاتی، طبقهبندی آنها و … پرداخته میشود.
دادهها: واقعیتهای مجزا از اتفاقات و حوادث بدون ارتباط با زمان و مکان و مستقل از مفاهیم میباشند (تانسلی و توله[۲]، ۲۰۰۹). وقتی دادهای به ما ارائه میشود، سعی میکنیم روشی را برای نسبت دادن معنی و مفهوم خاص به آن بیابیم. دادهها در واقع شامل واقعیتها و اشکالی هستند که برای کاربر، بیمعنی میباشند. اگر عدد ۵ را بعنوان یک داده به ما بگویند، بلافاصله آن را در یک ترتیب و توالی به عدد کوچکتر ۴ و عدد بزرگتر ۶ ارتباط میدهیم تا آنرا بفهمیم.
اینکه مجموعهای از دادهها، اطلاعات نیست بدین مفهوم است که در صورتی که رابطهای بین دادههای یک مجموعه وجود نداشته باشد، عملاً امکان تداعی معانی و استخراج مفهوم منسجم از این دادهها فراهم نشده و بنابراین آنچه از این مجموعه بدون ربط با هم بدست میآید، خود نیز داده تلقی میگردد. در صورتی که اطلاعات در واقع فهمیدن رابطه بین بخشهای مختلف این مجموعه دادهها و یا این مجموعه دادهها با سایر اطلاعات در اختیار ما میباشد.
اطلاعات: وقتی که دادهها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات میشوند. پس اطلاعات، دادههای پردازش شده یا دادههایی با معنی میباشند. یا به عبارت دیگر، دادهها مواد اولیه هستند و به پردازش نیاز دارند تا به اطلاعات تبدیل شوند (صادقی مال امیری، ۱۳۸۹). اطلاعات دارای استقلال مفاهیم برای معانی خود میباشند و اشاره ضمنی اندکی به آینده دارند. فراتر از فهمیدن رابطه بین دادهها، که به اطلاعات منتهی میشود، درک رابطه بین اطلاعات و استخراج الگویی برای تولید مفهومی مستقل با قابلیت تکرار و پیش بینی مطرح است که منتهی به دانش میگردد.
تبدیل دادهها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود.پردازنده اطلاعات یکی از عنصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات میتواند شامل عناصر رایانهای، عناصر غیررایانه ای یا ترکیبی از آن دو باشد (مک لوید، ۱۳۸۷، ص ۱۶-۱۵). شاید بتوان اطلاعات را لایهای بین دو لایه دادهها و آگاهی دانست. دادهها مواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل میسازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل میکند (طالقانی، ۱۳۸۲، ص ۱۷۸).
اطلاعات در سیستمهای سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه میشود: ۱- دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت؛ ۲- روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستمهای عامل؛ ۳- روشهای انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره سازی و بازیابی.
اطلاعات، در محیط رقابتی امروزه، برگ برنده شرکتهای بزرگ تجاری میباشد و به عنوان منبعی حیاتی به شمار میرود (گوپتا[۳]، ۲۰۱۱، ص ۸). داشتن اطلاعات غنیتر، عامل برتری کشورها بر یکدیگر شناخته میشود (اسکندری و باقری، ۱۳۹۱). از آنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای شرکتهای چند ملیتی بزرگ غیر ممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پر کردن این خلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیمگیری است و امروزه پدیدهای چون انفجار اطلاعات، آلودگی اطلاعات و آنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم و منظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد. مدیران، همچنین به یکی از دو سبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند.
دانش: صرفاً مجموعهای از اطلاعات غیر مرتبط با یکدیگر نیست بلکه ارتباط منسجم و یکپارچه بین اطلاعات است. این الگوی استخراج شده از رابطه بین دادهها، اطلاعات و دانش (شکل ۲-۱)، در واقع یک مفهوم مستقل قابل درکی است که به نوبه خود از قابلیت اطمینان و پیش بینی و کامل بودن برخوردار بوده و دارای پویایی خاص خود میباشد. به عبارتی دانش عبارت است از تغییر داده به اطلاعات و سپس اطلاعات به دانش (گوتشالک[۴]، ۲۰۰۷؛ واکارو و همکاران[۵]، ۲۰۱۰).
آگاهی: وقتی پدید میآید که اصول اساسی بدست آمده از الگوهای معرف دانش، درک میگردند و این آگاهی فراتر از دانش، تمایل به ایجاد مفاهیم خاص خود را دارد.
اطلاعات، دانش، آگاهی و حقیقت چیزی فراتر از گردآوری صرف و مجموعه اجزا است و کل بدست آمده دارای برهم افزایی بیش از مجموع ساده اجزای تشکیل دهنده میباشد (آرانی، ۱۳۸۴).
۱ – Weikum & Theobald
[۲] – Tansley & Tolle
[۳]– Gupta
[۴]– Gottschalk
[۵]. Vaccaro et al
۲-۴-۲-۱٫ توسعه و کاربرد استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۲٫ بیان مزایای استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۳٫ مشخص کردن قابلیتهای سازمانی شده در سطح سازمان ودر نتیجه کسب مزیت رقابتی نسبت به رقبا در کسب و کارهای کوچک و متوسط.
۲-۴-۲-۴٫ شناسایی مکانیزمهای قابلیتهای سازمانی در شرکتهای مورد بررسی.
هر سیستمی در سیستمهای اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده میباشد: آن متولد میشود، رشد میکند، به بلوغ میرسد، عمل میکند و نهایت میمیرد. این فرایند تحول چرخه حیات سیستم[۱] ( SLC ) نامیده میشود و شامل مراحل ذیل می باشد: برنامه ریزی، تحلیل، طراحی، اجرا. دوره حیات یک سیستم مستلزم گذر از مراحل استانداردی است که هر یک به فعالیتهای مدیریتی نیاز دارد. سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط کمتر مفید و موثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانی که برای سیستم جدید برنامهریزی میشود، نقایص زیاد تر گردد. مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، جایگزینی آن است. طول حیات هر یک از این مراحل در سیستمها، متفاوت میباشد(رولی، ۱۳۸۰، ص ۱۹۸ – ۱۹۹). البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثر سیستمها بهصورت رایانهای طرح ریزی میشوند و رشد رایانه و فن آوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد است، دوره حیات سیستمهای رایانه ای نسبتاً کوتاه میباشد. اصل اساسی تجزیه و تحلیل یک سیستم و طراحی، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر و یا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشینسازی سیستم قبلی است. برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم از منحنیها استفاده میکنند و به آن منحنی عمومی حیات یک سیستم میگویند این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارآیی هر سیستمی تاثیر بسزایی دارد: بسط و گسترش، رشد، اشباع، استهلاک (مومنی، ۱۳۷۲، ص ۳۱۳).
سیستمهای اطلاعاتی مدیران را قادر میسازد تا با سازمان، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری برقرار نمایند. فایدههایی که این سیستمها برای فرایند مدیریت دارند، به شرح زیر میباشد:
۱ – System Life Cycle
۲-۴-۲-۱٫ توسعه و کاربرد استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۲٫ بیان مزایای استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۳٫ مشخص کردن قابلیتهای سازمانی شده در سطح سازمان ودر نتیجه کسب مزیت رقابتی نسبت به رقبا در کسب و کارهای کوچک و متوسط.
۲-۴-۲-۴٫ شناسایی مکانیزمهای قابلیتهای سازمانی در شرکتهای مورد بررسی.
مدیران برای ایجاد ارتباط بین خود باید مقداری وقت و نیرو صرف کنند. با استفاده از سیستمهای پیشرفته اطلاعاتی، میتوان مقدار وقتی که در این راه صرف مینمایند یا تلاشی که آنان در این باره میکنند، کاهش داد به ویژه زمانی که مدیران از نظر فیزیکی در فاصله دور از هم قرار دارند. برای مثال کسی که میخواست محصول جدیدی را تولید و عرضه نماید یک پیام الکترونیکی در رابطه با ویژگی محصول جدیدی را که میخواست تولید و عرضه نماید، فرستاد و در رابطه با آن از افراد مختلف نظر خواهی کرد. او بیش از ۱۵۰ پیشنهاد از هر گوشه از جهان دریافت کرد، که تقریباً همه آنها از کسانی بودند که با وی هیچ آشنایی نداشتند. گذشته از این، نتیجه تحقیقات نشان میدهد که سیستمهای پیشرفته اطلاعاتی باعث میشود که تماسهای بین مدیران رده بالا و پایین سازمان افزایش یابد. مدیران رده میانی سازمانی میتوانند به صورتی مستقیم با مدیر تماس بگیرند، و یک معاون میتواند به صورت مستقیم با مهندس یک طرح بر قرار نماید. در یکی از بزرگترین خرده فروشیهای دنیا که انواع شیرینی و شکلات تولید و عرضه میکند، کارکنان واحدها و شاخههای مختلف سازمان با استفاده از سیستم ارتباط الکترونیکی به صورتی مستقیم با مدیر عامل تماس میگیرند و دیدگاههای خود را درباره محصولات شرکت رقیب و واکنش مشتریان به اطلاع وی میرسانند. شرکت زیراکس توانست با استفاده از این سیستم، مشارکت مدیران ارشد را در تصمیم گیریها از پانزده نفر به حدود یکصد نفر برساند.
استفاده از سیستمهای اطلاعاتی باعث میشود که زمان و وقت کمتری صرف مسائل مربوط به تصمیمگیری شود، تکرار پیامها کاهش یابد و گروههای ذی نفع میتوانند بهصورت مستقیم با یکدگیر تماس برقرارکنند. برای مثال، شرکت زیراکس توانست زمان جلسه یا گردهمایی را (بااستفاده از سیستم کامپیوتری جدید) کاهش دهد. پیش از تشکیل جلسه هیچ لازم نیست که نوشته یا کاغذی بین افراد و دوایر رد و بدل شود. هر واحدی طرح خود را به صورت پیام الکترونیکی، پنج روز پیش از تشکیل جلسه، ارائه میدهد و هر یک از مدیران عالی اجرایی آن را مطالعه میکنند. زمان جلسه کوتاه است زیرا هر یک از آنها پیش از آن به حد کافی، برای مساله مورد نظر وقت صرف کردهاند.
با استفاده از سیستمهای پیشرفته اطلاعاتی، فعالیتهای سازمان بیشتر و بهتر در معرض دید مدیران قرار میگیرد. برای مثال، دادههای مربوط به فروش و تحقیقات بازار (از نظر خرده فروشیها و بررسیهای انجام شده) بیشتر در دسترس مدیران قرار میگیرند. مدیران میتوانند به صدها مخزن اطلاعاتی، درباره صنعت، امور مالی و الگوهای آماری دسترسی داشته باشند. این سیستم اطلاعاتی برای سازمانها و مدیران چنین امکانی را به وجود میآورد که بتوانند حجم بزرگتری از اطلاعات را با دامنههای بسیار وسیع تر جمع آوری نمایند. برای مثال، مدیر عامل یک شرکت بزرگ خرده فروشی میگوید من میتوانم از هر یک از واحدها و فروشندگانهای خود اطلاعات گوناگون بگیرم. مثلاً میدانم که چه مشتریانی درباره محتوای نوع خاصی از شیرینی پرسش داشته اند ( زیرا آنان نسبت به ماده خاصی حساسیت دارند) و سر انجام اینکه، من درباره هر گونه اظهار نظر مشتریان درباره انواع شیرینیهایی که تولید و عرضه میکنیم آگاهی مییابم (دفت، ۱۳۸۸، ص ۲۵۰).
۲-۴-۲-۱٫ توسعه و کاربرد استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۲٫ بیان مزایای استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در صنایع کوچک و متوسط استان مرکزی.
۲-۴-۲-۳٫ مشخص کردن قابلیتهای سازمانی شده در سطح سازمان ودر نتیجه کسب مزیت رقابتی نسبت به رقبا در کسب و کارهای کوچک و متوسط.
۲-۴-۲-۴٫ شناسایی مکانیزمهای قابلیتهای سازمانی در شرکتهای مورد بررسی.