– شرح وظایف ذیحساب
دراین قسمت به بررسی شرح وظایف ذیحساب براساس تفکیک مواد قانون محاسبات عمومی کشور پرداخته می شود.
۱– اعمال نظارت و تأمین هماهنگی در اجرای مقررات مالی و محاسباتی درحوزه مسئولیت(ماده ۳۱ق. م.ع کشور.)
۲– نظارت بر امور مالی و محاسباتی و نگهداری و تنظیم حسابها طبق قانون و ضوابط و مقررات مربوط و صحت و سلامت آنها.(ماده ۳۱ ق.م.ع کشور).
۳– نگهداری و تحویل و تحول وجوه نقدینه ها و سپرده ها و اوراق بهادار.(ماده ۲۱ ق.م.ع کشور).
ماده ۲۱- حواله: اجازه ای است که کتباً به وسیله مقامات مجاز وزارتخانه یامؤسسه دولتی و یا شرکت دولتی و یا دستگاه اجرائی محلی و یا نهادهای عمومی غیر دولتی و یا سایر دستگاههای اجرایی برای تأدیه تعهدات و بدهی های قابل پرداخت از محل اعتبارات مربوط عهده ذیحساب در وجه ذینفع صادر می شود.
۴– نگهداری حساب اموال دولتی و نظارت بر اموال مذکور.(ماده ۳۱ ق.م.ع کشور).
تبصره ۱ ماده ۳۱- ذیحساب زیر نظر رئیس دستگاه اجرائی وظایف خود را انجام می دهد.
تبصره ۲ ماده ۳۱- ذیحساب مؤسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی موضوع ماده ۵ این قانون در مورد وجوهی که از محل درآمد عمومی دریافت می دارند، با حکم وزارت امور اقتصادی و دارایی و با موافقت آن دستگاه منصوب خواهند شد.
ماده ۵- مؤسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی: از نظر این قانون واحدهای سازمانی مشخصی هستند که با اجازه قانون به منظور انجام وظایف و خدماتی که جنبه عمومی دارد، تشکیل شده و یا می شود.
۵– نظارت بر حفظ اسناد و دفاتر مالی .(ماده ۳۱ ق.م.ع کشور).
۶– درخواست تنخواه گردان حسابداری از خزانه یا نمایندگی خزانه، بمنظورایجاد تسهیلات در پرداخت بعضی از هزینه های سال جاری و تعهدات قابل پرداخت سالهای قبل بر اساس آیین نامه ماده ۵۴ قانون محاسبات عمومی. آیین نامه نحوه واگذاری و میزان و موارد استفاده از انواع تنخواه گردانهای موضوع ماده (۵۴) قانون محاسبات عمومی کشور مصوب شماره ۲۳۱۱/۱۷۵۶/۵۶- مورخ ۷/۲/۱۳۶۷وزیر امور اقصادی و دارایی.
۱)ارزیابی وظیفه نظارتی ذیحساب و مدیرکل مالی ناجا.
۲)شناسایی و تجزیه و تحلیل عواملی که موجب بروز مشکل و نابسامانی در امر نظارت مالی گردیده است.
۳)ارائه راه حلها جهت رفع مشکلات و اعمال نظارت مالی.
بدون تردید تقویت بازرسی و نظارت در هر یگانی تضمین کننده اجرای قانون، عامل حفظ اموال بیت المال و جلب اعتماد مسئولین ناجا نسبت به ذیحساب و تداوم بخش اطمینان مدیران و تثبیت نظارت و بازرسی ضامن سلامتی یگانها و گامی در جهت حفظ مصالح سازمانی.
بنابراین هدفهای اساسی نظارت مالی را می توان به شرح ذیل بیان کرد:
الف- تامین مقاصد ذیحساب یعنی انطباق هرگونه پرداخت پس از مراحل خرج.
ب- حفظ محدودیتهای مالی، یعنی میزان پرداختهای قطعی و تعهدات از اعتبارات مصوب تجاوز نکرده و پرداختها طبق مقررات به عمل آمده و اجرای عملیات با برنامه ها و هدفهای پیش بینی شده مطابقت داشته باشد.
ج- ایجاد مکانیزم و روشهای مناسب برای کنترل درآمدها و انجام هزینه ها.
د- بررسی و کنترل و نظارت بر عملکرد مالی به منظور اعمال صحیح قوانین و مقررات که در نهایت باعث استفاده بهینه از منابع مالی و باعث کاهش انحراف در اهداف سازمان شود.
اعمال مدیریت بر کلیه امورات ذیحسابی.
۲۱– تفویض اختیار به معاون و عامل ذیحساب و سایر کارکنان تحت سرپرستی در موارد حدودی که با رعایت قانون از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی معین خواهد شد.(مواد۳۲و۳۶قانون محاسبات عمومی کشور).
۲۲– نظارت بر حسن اجرای امور محول به عامل ذیحساب و امین اموال با توجه به آیین نامه های اجرایی مربوطه. ( آیین نامه ماده ۵۴ وآیین نامه مربوطه ).
۲۳– شرکت در جلسات هیئت ترک مناقصه مناقصه و مزایده و سایر جلسات مالی (مواد۳۱و۷۹و۸۳و۸۴و۸۵ق . م . ع . کشور و آیین نامه مقررات برگزاری مناقصات نیروهای مسلح جمهوری اسلامی ایران).
۱)ارزیابی وظیفه نظارتی ذیحساب و مدیرکل مالی ناجا.
۲)شناسایی و تجزیه و تحلیل عواملی که موجب بروز مشکل و نابسامانی در امر نظارت مالی گردیده است.
۳)ارائه راه حلها جهت رفع مشکلات و اعمال نظارت مالی.
بدون تردید تقویت بازرسی و نظارت در هر یگانی تضمین کننده اجرای قانون، عامل حفظ اموال بیت المال و جلب اعتماد مسئولین ناجا نسبت به ذیحساب و تداوم بخش اطمینان مدیران و تثبیت نظارت و بازرسی ضامن سلامتی یگانها و گامی در جهت حفظ مصالح سازمانی.
بنابراین هدفهای اساسی نظارت مالی را می توان به شرح ذیل بیان کرد:
الف- تامین مقاصد ذیحساب یعنی انطباق هرگونه پرداخت پس از مراحل خرج.
ب- حفظ محدودیتهای مالی، یعنی میزان پرداختهای قطعی و تعهدات از اعتبارات مصوب تجاوز نکرده و پرداختها طبق مقررات به عمل آمده و اجرای عملیات با برنامه ها و هدفهای پیش بینی شده مطابقت داشته باشد.
ج- ایجاد مکانیزم و روشهای مناسب برای کنترل درآمدها و انجام هزینه ها.
د- بررسی و کنترل و نظارت بر عملکرد مالی به منظور اعمال صحیح قوانین و مقررات که در نهایت باعث استفاده بهینه از منابع مالی و باعث کاهش انحراف در اهداف سازمان شود.
آیین نامه اجرایی ماده ۳۶ قانون محاسبات عمومی کشور مصوب (۱/۶/۱۳۶۶مجلس شورای اسلامی
ماده ۱- در موارد مشروحه زیر در صورتیکه به تشخیص ذیحساب انجام قسمتی از وظایف ذیحساب به علت بعد مسافت و یا حجم و یا طبع و ماهیت کار در واحدهای تابعه و وزارتخانه ها، مؤسسات دولتی، شرکت های دولتی و سایر دستگاههای اجرایی، مستقیما” توسط ذیحساب مقدور نباشد به ایجاد پست سازمانی و انتصاب عامل ذیحساب از بین مستخدمین رسمی و یا ثابت واجد صلاحیت با موافقت قبلی ذیحساب و به موجب حکم دستگاه اجرایی مربوط اقدام و مسئولیت اداره امور مالی واحد ذیربط بعهده او واگذار می گردد تا بر اساس اختیاراتی که از طرف ذیحساب بارعایت دستورالعمل های مربوط به او تفویض می شود وظایف محوله را انجام دهد.
۱- در واحدهای تابعه دستگاههای اجرایی محلی در شهرشتانهای خارج از محل استقرار ذیحسابی مربوط (اعم از مرکز شهرستان و بخشهای تابعه ).
۲- در واحدهای تابعه دستگاههای اجرایی در شهرستان های خارج از محل استقرار ذیحسابی مربوط در مورد اعتباراتی که به صورت غیر استانی در بودجه کل کشور منظور می شود.
۳- در واحدهای تدارکاتی مرکزی دستگاههای موصوع این ماده.
۴- در واحدهای تابعه دستگاههای اجرایی موضوع بند های ۱و۲ این ماده در شهرستان محل استقرار ذیحسابی مربوط که با توجه به حجم اعتبارات و پراکندگی جغرافیایی اجتناب ناپذیر باشد.
۵- در واحدهای خارج از کشور دستگاههای اجرایی موضوع این ماده.
تبصره ۱- عامل ذیحساب در مورد وظایف واختیاراتی که از طرف ذیحساب به او محول می شود مسئول بوده و وظایف محوله را در حدود قوانین و مقررات مربوط انجام خواهد داد.
تبصره ۲- سازمان امور اداری و استخدامی کشور موظف است با رعایت ضوابط مربوط نسبت به تصویب پست های سازمانی مورد نیاز موضوع این ماده که توسط دستگاههای اجرایی پیشنهاد می گردد اقدام لازم بعمل آورد تا زمانی که پست های مذکور ایجاد نگردیده است و همچنین در مورد آن دسته از مؤسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی که فاقد تشکیلات سازمانی مصوب می باشند که میتوان موقتا” وظایف عامل ذیحساب را به یک نفر دیگر از کارکنان رسمی واجد صلاحیت واگذار نمود تا امور مالی واحد زیربط را زیر نظر ذیحساب مربوط اداره نماید.
ماده ۲- در مواردی که بر اساس مفاد این آیین نامه عامل ذیحساب منصوب می شود دستگاه اجرایی مربوط امکانات اداری و پرسنلی لازم متناسب با حجم وظایف محوله در اختیار عامل ذیحساب قرار خواهند داد.
۱)ارزیابی وظیفه نظارتی ذیحساب و مدیرکل مالی ناجا.
۲)شناسایی و تجزیه و تحلیل عواملی که موجب بروز مشکل و نابسامانی در امر نظارت مالی گردیده است.
۳)ارائه راه حلها جهت رفع مشکلات و اعمال نظارت مالی.
بدون تردید تقویت بازرسی و نظارت در هر یگانی تضمین کننده اجرای قانون، عامل حفظ اموال بیت المال و جلب اعتماد مسئولین ناجا نسبت به ذیحساب و تداوم بخش اطمینان مدیران و تثبیت نظارت و بازرسی ضامن سلامتی یگانها و گامی در جهت حفظ مصالح سازمانی.
بنابراین هدفهای اساسی نظارت مالی را می توان به شرح ذیل بیان کرد:
الف- تامین مقاصد ذیحساب یعنی انطباق هرگونه پرداخت پس از مراحل خرج.
ب- حفظ محدودیتهای مالی، یعنی میزان پرداختهای قطعی و تعهدات از اعتبارات مصوب تجاوز نکرده و پرداختها طبق مقررات به عمل آمده و اجرای عملیات با برنامه ها و هدفهای پیش بینی شده مطابقت داشته باشد.
ج- ایجاد مکانیزم و روشهای مناسب برای کنترل درآمدها و انجام هزینه ها.
د- بررسی و کنترل و نظارت بر عملکرد مالی به منظور اعمال صحیح قوانین و مقررات که در نهایت باعث استفاده بهینه از منابع مالی و باعث کاهش انحراف در اهداف سازمان شود.
عامل ذیحساب
به علت پراکندگی فعالیت های مالی دستگاههای اجرایی، همواره کلیه عملیات مالی حسب، مورد مستقیما” توسط ذیحسابی امکان پذیر نیست. بخصوص طرحهای ملی که اکثرا” در اقصی نقاط کشور، به مرحله اجرا در می آیند از این رو قانونگذار در راستای تمرکز زدایی و در جهت تسریع در امر پرداخت ها و جمع آوری اسناد و مدارک مربوط و احتساب آن ها به هزینه قطعی و غیر قطعی، در این ماده قسمتی از وظایف ذیخساب را به عامل ذیحساب محول نموده است. طبق آیین نامه و دستورالعمل حسابداری آن، عامل ذیحساب با اختیاراتی که توسط ذیحساب به او تفویض گردیده، راسا” نسبت به وظایف ذیحساب اقدام نموده و اسنادحسابداری را در پایان هر ماه بر اساس آیین نامه ماده ۵۴ قانون محاسبات عمومی کشور بند۱۸ بر اساس تنخواه گردان دریافتی، تنظیم و از دفاتر عامل ذیحساب استخراج و برای ذیحسابی ارسال می دارند. مسلما” ذیحساب در این خصوص می بایست عوامل نظارت و کنترل مرکزی را قوی نماید و به موقع به امر آموزش عملی و نظری اهتمام ورزد. (عراقی، ۱۳۸۰ص ، ۷۹)
ماده ۱۸-ذیحساب علاوه بر دریافت خلاصه حساب مکلف است به طرق مقتضی از قبیل بازرسی در محل یا اعزام مأمور و یا برقراری سیستم گزارش گیری مطمئن به موجودی عاملین ذیحساب رسیدگی نماید، و در صورت ملاحظه کسری و یا پرداخت هایی که منطبق با قوانین و مقررات مربوط نباشد اقدامات لازم معمول دارد.
۱)ارزیابی وظیفه نظارتی ذیحساب و مدیرکل مالی ناجا.
۲)شناسایی و تجزیه و تحلیل عواملی که موجب بروز مشکل و نابسامانی در امر نظارت مالی گردیده است.
۳)ارائه راه حلها جهت رفع مشکلات و اعمال نظارت مالی.
بدون تردید تقویت بازرسی و نظارت در هر یگانی تضمین کننده اجرای قانون، عامل حفظ اموال بیت المال و جلب اعتماد مسئولین ناجا نسبت به ذیحساب و تداوم بخش اطمینان مدیران و تثبیت نظارت و بازرسی ضامن سلامتی یگانها و گامی در جهت حفظ مصالح سازمانی.
بنابراین هدفهای اساسی نظارت مالی را می توان به شرح ذیل بیان کرد:
الف- تامین مقاصد ذیحساب یعنی انطباق هرگونه پرداخت پس از مراحل خرج.
ب- حفظ محدودیتهای مالی، یعنی میزان پرداختهای قطعی و تعهدات از اعتبارات مصوب تجاوز نکرده و پرداختها طبق مقررات به عمل آمده و اجرای عملیات با برنامه ها و هدفهای پیش بینی شده مطابقت داشته باشد.
ج- ایجاد مکانیزم و روشهای مناسب برای کنترل درآمدها و انجام هزینه ها.
د- بررسی و کنترل و نظارت بر عملکرد مالی به منظور اعمال صحیح قوانین و مقررات که در نهایت باعث استفاده بهینه از منابع مالی و باعث کاهش انحراف در اهداف سازمان شود.
تعریف لغوی نظارت ،کنترل ,بازرسی
واژه نظارت به معنای نظر کردن و نگریستن به چیزی، مراقبت، تحت نظر، دیده بانی است، به همین سبب به کسی که از طرف اداره یا وزارتخانه ای مأمور شود که به کارهای یک فرد یا مؤسسه یا اداره ای جهت اصلاح، رشد، گزارش دادن و یا بهتر انجام دادن امور رسیدگی کند، بازرسی گفته می شود. (دهخدا ،بی تا ،ص، ۵۸۷)
در فرهنگ المعجم الوسط آمده است (النظاره:افراسه والحذق) به عبارتی نظارت یعنی فراست، مهارت دانایی و تیزهوشی در بررسی و اثبات امور محوله است.
در این میان ناظر (از همین ماده) به معنای فرد امین و متعهدی است که وظیفه تفحض بررسی صحت و سقم امری به وی واگذار میشود.(فرهنگ المعجم الوسط ، بی تا، ص،۹۳).
دکتر تقوی دامغانی نظارت را در یک جمله کوتاه چنین تعریف می کند. ( کوششی که مدیر در جهت تطبیق عملیات با برنامه انجام می دهد تا میزان صحت و سقم فعالیت ها را به دست آورد. ) نظارت گفته می شود. (تقوی دامغانی ، ۱۳۷۱ص، ۹۵)
۲-۲-۶- تعریف اصلاحی نظارت
کوششی که مدیر درجهت تطبیق عملیات با برنامه انجام میدهد تا میزان صحت و سقم فعالیت ها را به دست آورده، نظارت گفته می شود.( تقوی دامغانی ،۱۳۷۱ ص، ۹۵)
۲-۲-۷- تعریف تخصصی
کارشناسان، اساتید و متون علوم مدیریت، نظارت و کنترل را به شکل های مختلفی تعریف کرده اند که بعضی از آن ها به شرح ذیل اشاره می شود:
– تطبیق فعالیت های یک مؤسسه با اهداف تعیین شده طبق موازین قانونی و همجنین انطباق فعالیت های مردمی با موازین قانونی و نظم اجتمایی مصداق نظارت دارد.(انصاری، ،۱۳۸ ص، ۱۴۹).
– نظارت عبارت است از مقایسه عملکرد یک مجموعه با آنچه میبایستی انجام می شد
.( رخشنده ۱۳۷۸ص، ۱۴۹).
۱)ارزیابی وظیفه نظارتی ذیحساب و مدیرکل مالی ناجا.
۲)شناسایی و تجزیه و تحلیل عواملی که موجب بروز مشکل و نابسامانی در امر نظارت مالی گردیده است.
۳)ارائه راه حلها جهت رفع مشکلات و اعمال نظارت مالی.
بدون تردید تقویت بازرسی و نظارت در هر یگانی تضمین کننده اجرای قانون، عامل حفظ اموال بیت المال و جلب اعتماد مسئولین ناجا نسبت به ذیحساب و تداوم بخش اطمینان مدیران و تثبیت نظارت و بازرسی ضامن سلامتی یگانها و گامی در جهت حفظ مصالح سازمانی.
بنابراین هدفهای اساسی نظارت مالی را می توان به شرح ذیل بیان کرد:
الف- تامین مقاصد ذیحساب یعنی انطباق هرگونه پرداخت پس از مراحل خرج.
ب- حفظ محدودیتهای مالی، یعنی میزان پرداختهای قطعی و تعهدات از اعتبارات مصوب تجاوز نکرده و پرداختها طبق مقررات به عمل آمده و اجرای عملیات با برنامه ها و هدفهای پیش بینی شده مطابقت داشته باشد.
ج- ایجاد مکانیزم و روشهای مناسب برای کنترل درآمدها و انجام هزینه ها.
د- بررسی و کنترل و نظارت بر عملکرد مالی به منظور اعمال صحیح قوانین و مقررات که در نهایت باعث استفاده بهینه از منابع مالی و باعث کاهش انحراف در اهداف سازمان شود.